Datenschutz im Homeoffice und auf Workation: Was gibt es zu beachten?

Die Flexibilität, von überall aus arbeiten zu können, hat sich in den letzten Jahren stark entwickelt und ist insbesondere durch die Pandemie zu einem festen Bestandteil des Arbeitsalltags geworden. Homeoffice und Workation  sowie mobiles Arbeiten bieten zahlreiche Vorteile, werfen jedoch auch wichtige Fragen in Bezug auf den Datenschutz auf. Für Unternehmen und Mitarbeitende ist es entscheidend, die datenschutzrechtlichen Vorgaben zu kennen und umzusetzen, um sensible Daten effektiv zu schützen.

Die Herausforderungen des mobilen Arbeitens

Beim Arbeiten von zu Hause oder von unterwegs, sei es im Café um die Ecke oder in einem Co-Working-Space, sind besonders die IT-Sicherheit und der Schutz personenbezogener Daten von zentraler Bedeutung. In einer Zeit, in der Datenlecks und Cyberangriffe immer häufiger werden, müssen Unternehmen und Beschäftigte ihre Sicherheitsvorkehrungen entsprechend anpassen.
Zu den häufigsten Risiken beim mobilen Arbeiten gehören:

• Öffentliche WLAN-Netzwerke: Unverschlüsselte Verbindungen können von Dritten abgehört werden, was den Datenverkehr gefährdet.
• Verlust von Geräten: Laptops oder Smartphones, die im Zug oder im Café liegen gelassen werden, können eine ernsthafte Sicherheitslücke darstellen.
• Unzureichende Verschlüsselung: Wenn Daten auf den Geräten nicht verschlüsselt sind, können sie im Falle eines Diebstahls leicht von Unbefugten eingesehen werden.
• Sicherheitsmaßnahmen für den Datenschutz

Um die Daten beim mobilen Arbeiten sicher zu halten, sollten sowohl Unternehmen als auch ihre Mitarbeitenden einige grundlegende Maßnahmen ergreifen:

1. VPN-Verbindung nutzen: Ein virtuelles privates Netzwerk (VPN) verschlüsselt den gesamten Datenverkehr und schützt ihn vor dem Zugriff durch Dritte. Es ist besonders nützlich, wenn man auf öffentliche WLAN-Netzwerke angewiesen ist.
2. Geräte verschlüsseln: Die Verschlüsselung der Festplatte schützt die darauf gespeicherten Daten, selbst wenn das Gerät in die falschen Hände gerät. Programme wie BitLocker oder FileVault können dabei helfen, die Sicherheit zu erhöhen.
3. Starke Passwörter und Zwei-Faktor-Authentifizierung: Durch die Verwendung von komplexen Passwörtern und der Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) wird der Zugriff auf Konten zusätzlich gesichert.
4. Regelmäßige Backups: Daten sollten regelmäßig gesichert werden, um im Falle eines Geräteverlusts oder einer technischen Störung keinen Datenverlust zu erleiden.
5. Vermeidung öffentlicher Netzwerke: Wenn möglich, sollten öffentliche WLAN-Netzwerke gemieden und stattdessen private Hotspots genutzt werden.
6. Sichere E-Mail-Kommunikation: E-Mails sollten verschlüsselt werden, um sicherzustellen, dass vertrauliche Informationen nicht in die falschen Hände geraten.

Datenschutz im Ausland: Workation und mobile Arbeit

Workation, das Arbeiten von einem Urlaubsort aus, wird immer beliebter, bringt aber zusätzliche Datenschutzherausforderungen mit sich. Wenn Mitarbeitende im Ausland arbeiten, müssen Unternehmen sicherstellen, dass die Datenschutzanforderungen auch dort eingehalten werden, insbesondere wenn es sich um sogenannte Drittländer handelt, die möglicherweise nicht das gleiche Datenschutzniveau wie die EU haben.

• Datenübermittlung in Drittländer: Unternehmen sollten klären, ob der Zugriff auf das Firmennetzwerk aus einem Drittland als Datenübertragung gilt und welche rechtlichen Anforderungen dabei zu beachten sind.
• Interne Richtlinien und Verträge: Klare Vorgaben und Verträge sollten die datenschutzkonforme Nutzung der IT-Systeme und den Umgang mit sensiblen Daten festlegen.
• Unternehmen sollten zudem überlegen, eine Liste von Ländern zu führen, in denen Workation erlaubt ist, und sicherstellen, dass Mitarbeitende nur in Regionen arbeiten, die den erforderlichen Sicherheitsstandards entsprechen.
• Interne Regelungen und Schulungen
• Um Datenschutzverstöße zu vermeiden, ist es wichtig, dass Unternehmen interne Richtlinien und Schulungen anbieten. Diese sollten alle Aspekte des Datenschutzes beim mobilen Arbeiten abdecken, darunter die sichere Handhabung von Daten, die Nutzung von Unternehmensgeräten und die Durchführung von Sicherheitsupdates. 
• Richtlinien entwickeln: Erstellen Sie klare Richtlinien, die den sicheren Umgang mit Daten und Geräten beim mobilen Arbeiten festlegen.
• Mitarbeiterschulungen: Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden regelmäßig zu den neuesten Sicherheitspraktiken und -richtlinien, um das Bewusstsein für den Datenschutz zu stärken.

Zusammenfassung:

Der Schutz von Daten beim Arbeiten im Homeoffice oder unterwegs erfordert eine sorgfältige Planung und Umsetzung geeigneter Maßnahmen. Unternehmen und Mitarbeitende müssen gemeinsam daran arbeiten, die IT-Sicherheit zu verbessern und die Datenschutzanforderungen zu erfüllen, um sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
Durch die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen können Unternehmen das Vertrauen ihrer Kunden und Geschäftspartner stärken und gleichzeitig die Grundlage für eine sichere und flexible Arbeitsumgebung schaffen. Mit den richtigen Vorkehrungen steht der nächsten Workation oder dem Arbeitstag im Homeoffice nichts im Wege.