Datenschutz – Erste Schritte

Die Datenschutzgrundverordnung setzt Unternehmer unter Druck. Fünf wichtige und praktisch relevante Fragen, welche Unternehmer seit nunmehr fast 15 Monate zur Vorbereitung auf die Datenschutzgrundverordnung stellen, sollen hier als Datenschutz – Erste Schrtte für alle beantwortet werden:

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1) Was müssen Unternehmen tun, um sich nicht hohen wirtschaftlichen Gefahren ausgesetzt zu sehen?

Wenn Sie sich mit dem Thema Datenschutz außerhalb einer Datenschutzerklärung in ihrem Unternehmen noch nicht beschäftigt haben, sollten Sie unmittelbar handeln und zum Beispiel eine Anwaltskanzlei beauftragen ihre Rechtstexte auf die Vereinbarkeit mit der Datenschutzgrundverordnung zu prüfen, und generell den Umgang mit Daten in Ihrem Unternehmen auf Vereinbarkeit mit der Datenschutzgrundverordnung zu befragen. Dabei geht es sowohl um rechtliche Anforderungen (z.B. Auftragsverarbeitungsverträge; Erstellung eines Verfahrensverzeichnisses; Datenschutz-Folgenabschätzung) als auch um praktische technische Fragestellungen was technisch unternommen werden muss, um die Daten zu schützen.

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2) Reicht es nicht einen Datenschutzbeauftragten im Unternehmen zu haben?

Der Datenschutzbeauftragte soll Teile obiger Anforderungen übernehmen, aber nicht alle. Der Datenschutzbeauftragte nach der Datenschutzgrundverordnung ist streng genommen ein Unterrichter und Berater, Überwacher der Einhaltung des Datenschutzes, Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde und Pflicht zur risikoorientierten Tätigkeit. Das ist recht gut beschrieben in der GDD-Praxishilfe DS-GVO I. Selbstverständlich kann ein Datenschutzbeauftragter mehr Aufgaben an sich ziehen bzw. übernehmen – bei kleineren Unternehmen bis 20 Mitarbeitern ist das wohl sogar zwingend – und damit das Unternehmen und die Geschäftsführung stärken, der Datenschutzbeauftragte ist aber nicht allein für den Datenschutz zuständig.

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3) Was kommen an Kosten auf ein Unternehmen durch den Datenschutz – Erste Schritte zu?

Wie bereits eingeführt gibt es zwei Kostenfaktoren: Erstens die Einrichtung eines akzeptablen Datenschutzniveaus samt Rechtstexten. Das wird üblicherweise durch eine spezialisierte Rechtsanwaltskanzlei durchgeführt. Die Kosten für die Einrichtung betragen bei uns mehrere tausend Euro, bereits mehrfach konnten wir bei unserer Prüfung andere Kostenquellen, die unnötig waren, schließen, etwa wenn die Auftragsdatenverarbeitungsverträge geprüft wurden, und sich dabei herausstellte, dass andere Anbieter ein besseres Datenschutzniveau anboten aber sogar günstiger waren.
Davon zu unterscheiden sind die Kosten eines Datenschutzbeauftragten, das Unternehmen kann entweder selber einen Datenschutzbeauftragten bestellen, oder einen sogenannten externen Datenschutzbeauftragten bestellen. Ein externer Datenschutzbeauftragter hat für das Unternehmen den Vorteil, dass dieser – anders als der Mitarbeiter – einfacher abberufen werden kann. Außerdem ist die Einarbeitung und Fortbildung sehr zeitintensiv, sodass je nach Größe des Unternehmens faktisch ein Mitarbeiter sich ausschließlich mit dem Thema Datenschutz beschäftigen muss. Wir offerieren über ein kooperierendes Unternehmen geschulte Volljuristen als externe Datenschutzbeauftragte. Sprechen Sie uns gern darauf an.

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4) Wann muss ich tätig werden?

Sie sollten unmittelbar tätig werden, aber dem 25. Mai 2018 ist damit zu rechnen, dass Abmahnungen versandt werden und die zuständigen Behörden Bußgelder verhängen wird. Außerdem kann ein von Mitarbeitern gelebter Datenschutz auch dem Unternehmen selber erhebliche Vorteile bringen, als damit zu rechnen ist, dass geschulte Mitarbeiter generell kritischer und umsichtiger in ihrem Unternehmen mit Daten umgehen und damit das Risiko von Viren und sonstigen Hacker-Attacken sinkt.

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5) Warum Dr. Wachs Rechtsanwälte zuerst kontaktieren?

Dr. Wachs Rechtsanwälte sind seit mehreren Jahren im stärker im Datenschutz involviert. Wir beraten und unterstützen zum Thema Datenschutz mehrere mittelständische Unternehmen, haben also die Erfahrung die Sie in diesem sensiblen Bereich benötigen. Wir arbeiten kosteneffizient aber gleichzeitig auf guten Datenschutz-Niveau. Durch den Umstand, dass unsere Anwälte alle auch Volljuristen sind, die bereits viele Jahre als Anwälte arbeiten, nutzen wir Synergie-Effekte. Wir helfen ihnen gern persönlich weit über die ersten Schritte im Datenschutz hinaus.

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